Finalité du poste :
Vous assurez la mise en œuvre des programmes d’hospitalité et relations publiques prévus sur l’ensemble des épreuves d’A.S.O.
Vous contribuez à une plus grande connaissance par A.S.O. des attentes des clients permettant la création de valeur.
Missions principales :
1/ Mise en œuvre des programmes d’hospitalité et relations publiques :
– Participer à la définition des ressources et l’élaboration d’un retroplanning ;
– Rédiger les cahiers des charges destiné aux prestataires ;
– Participer à la sélection des prestataires avec les différentes directions concernées ;
– Assurer la coordination de la mise en place des prestations avec les prestataires ainsi que les équipes en interne : directions sportives, services logistique, promotion terrain, éditions, etc. ;
– Participer à la rédaction du dossier technique et du roadbook pour l’évènement ;
– Assurer le reporting régulier de l’activité ;
– Suivre la facturation fournisseurs, effectuer le suivi des engagements de dépenses et rendre compte du suivi budgétaire ;
– Participer à la mise en place sur le terrain des dispositifs concernés ;
– Participer au débriefing de l’activité.
2/ Gestion des relations clients :
– Assurer le suivi des dispositifs d’invitations : coordonner les étapes de conception, fabrication et livraison des invitations avec les services concernés, et notamment paramétrer et administrer le logiciel d’invitation VipBox crée spécialement pour les besoins d’ASO;
– Assurer le service client : répondre aux sollicitations par téléphone ou par e-mail
– Participer à la gestion des invitations RP d’ASO en collaboration avec les services internes concernés
– Préparer et envoyer l’ensemble des documents d’informations et/ou de terrain à destination des clients et de toute autre personne concernée ;
– Accueillir les clients et s’assurer du bon déroulement des opérations, notamment sur les lieux de l’événement.
3/ Gestion d’un portefeuille de partenaires :
– Animer les relations avec les partenaires en vue d’améliorer la qualité du service :
Sur un certain nombre de comptes clés définis assurer un lien permanent entre les partenaires et la société avant, pendant et après les événements : informer les partenaires sur l’évolution de la mise en place des prestations (réunions de préparation, élaboration de documents de suivi) en lien avec les équipes servicing de la DCP et commerciaux HRP
Accueillir les partenaires sur les événements,
– Mettre en œuvre les actions de fidélisation des partenaires adaptées : opérations spéciales sur épreuves ou hors épreuves, newsletter, etc.
4/ Au sein du service :
– S’imposer comme référent auprès des interlocuteurs internes pour le périmètre concerné ;
– Élaborer, actualiser et faire évoluer les outils nécessaires au bon fonctionnement des opérations ;
– Assurer un soutien opérationnel sur les autres événements en fonction des besoins ;
– Contribuer quotidiennement à l’amélioration de l’administration du service notamment en termes de documents de service.
Profil recherché :
– Formation supérieure de niveau BAC+4/5
– Expérience professionnelle d’au moins 2-3 ans dans la gestion de programmes d’hospitalité et relations publiques dans l’événementiel sportif
– Anglais courant obligatoire
– Expérience professionnelle ou personnelle dans le monde des épreuves cyclistes appréciée
– Sensibilité liée à l’accueil de clients dans le cadre de prestation RP, maitrise des codes, sens du détail
– Rigueur, organisation, gout pour l’opérationnel
– Dynamisme, sens du service, réactivité, flexibilité
– Excellent relationnel et capacité à animer une équipe
– Maîtrise du Pack Office (Word, Excel et PowerPoint)
– Permis B depuis plus de 3 ans
Pour postuler : https://aso.simply-jobs.fr/320/1/charge-de-projet-hospitalites-cyclisme-h-f
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